飲み会幹事の店予約マニュアル｜失敗しない店選び・予算別のコツ

幹事を任された瞬間、最初に何をすべきか

「来月の歓送迎会、幹事お願いね」——上司にこう言われた時、頭が真っ白になった経験はないだろうか。

特に初めて任されるケースでは、何から手をつけていいかわからず2週間放置——気づいたら1週間前で、めぼしい店は全部埋まっていて、急場しのぎで予約したチェーン居酒屋がイマイチだった、というのは典型的な失敗パターンだ。幹事の動き出しは早い方がいい、というのが経験者から繰り返し聞かれる教訓。

ここでは飲み会幹事を任されたときの動き方を、時系列で整理する。

幹事のタスクと所要時間

幹事業務はざっくり以下に分解できる。

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合計でも2〜3時間程度。タスク自体は大したことないが、判断ミスがあると当日に大きく響くのが幹事の難しさ。

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ステップ1: 日程を決める

参加候補日を3つ用意

いきなり1日に絞ると、参加できない人が増えて成立しなくなる。3つの候補日を出して、参加者に投票してもらうのが王道。

候補日の選び方は：

• 第1候補: メインターゲット（送別される人など）の都合最優先
• 第2候補: 第1候補の1〜2日前後
• 第3候補: 翌週の同じ曜日

日程調整ツールを使う

LINEで「いつなら来れる？」と聞き回るのは効率が悪い。Googleフォームや調整さんで投票してもらえば、5分で集計が終わる。

何曜日がベストか

• 歓送迎会: 木曜・金曜の夜（金曜のほうが二次会につながりやすい）
• 忘年会: 12月の第1〜2週（遅すぎると皆疲れている）
• 新年会: 1月中旬（成人の日前後を避ける）
• 送別会: 退職日の1週間前くらい

ステップ2: 人数を確定させる

人数を聞くタイミング

日程確定の直後に「○月○日で○時から、人数把握したいので参加可否を○日までに回答ください」とアナウンス。返信期限を明示しないと、いつまでも回答が集まらない。

キャンセル料を意識する

参加者が8人以上の宴会コースは、キャンセル料が発生するタイミングが厳しい。多くの店で前々日から50%、前日から100%が標準。

参加者の急なドタキャンを想定して、確定人数の80%で予約しておくと安全。例えば「参加表明が10人」なら、店には「8〜10人で要相談」と伝える。

体調不良で2人欠席は標準

幹事経験者の声として、10人規模の飲み会で当日に1〜2人欠席するのは珍しくない。これを想定しないと、当日テーブルがガラガラになる。

ステップ3: 店を選ぶ

立地の決定

全員のアクセスが平均30分以内の場所が理想。会社からの飲み会なら職場の最寄り駅か、1〜2駅先がベター。

「○○駅周辺」と決まったら、店探しに入る。

予算感の目安

予算は「飲み放題込み」が前提。コース料理＋単品はトラブルの元なので避ける。

店のジャンル選び

ハズレが少ない順で並べると：

1. 個室居酒屋（和食系）: 何を出しても外さない、誰でも食べられる
2. イタリアン（パスタ・ピザ込み）: 女性参加者が多いときに好評
3. 焼肉: 元気な部署・若手中心向け
4. 中華: 大人数向き、シェア前提でワイワイ
5. 創作和食: 食通アピールしたい時、上司接待にも

避けたほうがいいジャンル：

• 激辛系（食べられない人がいると地獄）
• 寿司・刺身のみのコース（生もの苦手な人配慮）
• セルフサービス系・ビュッフェ（盛り上がりに欠ける）

ステップ4: 予約サイトの使い分け

ホットペッパーグルメ：標準的な飲み会に

得意領域：飲み放題前提の大人数飲み会・コスパ重視の店選び。

居酒屋・チェーン店から個人店まで網羅されており、飲み放題コース掲載数の多さで知られるのがホットペッパー。クーポンも豊富で、5,000円コースが4,000円になることもある。

ホットペッパーが向いているシーン：

• 8〜15人の歓送迎会・部内飲み
• 飲み放題込みコース重視
• 予約から当日までネット完結したい
• ポイント還元を効かせたい

ネット予約でPontaポイント還元があるので、長期的に幹事を頻繁にやるなら登録しておくとお得。

OZmall：女子会・ランチ会・落ち着いた場面に

得意領域：料理重視・女性比率の高い場面・30代以上の落ち着いた飲み会。

OZmallは中価格帯から高価格帯のレストランや女子会向けプランが中心。レストラン・カフェ・ホテルランチがメインで、飲み放題というより料理重視のラインナップ。

OZmallが向いているシーン：

• 女子会・ランチ会
• 30代以上の落ち着いた飲み会
• ホテルランチ・記念日ランチ
• 部内の女性比率が高い飲み会

予約特典として「ワンドリンクサービス」「デザートサービス」などがついてくることが多い。

両方使うのが正解

ホットペッパーで5,000円前後のコースを探しつつ、OZmallで「ちょっといいランチ・ディナー」もチェックする。シーンごとに使い分けるのが幹事スキル向上の近道。

ステップ5: 予約時の確認事項

必ず伝えるべきこと

予約時、店に必ず伝える項目：

1. 人数の幅（確定人数±2人で）
2. アレルギー・食事制限の有無
3. 席のリクエスト（個室・半個室・テーブル席）
4. 当日の連絡先（自分の携帯）
5. 記念日・サプライズの希望（歓送迎会なら）

飲み放題の中身を確認

「飲み放題」と一言で言っても、メニュー数や中身は店によって違う。ハイボール・サワー・カクテルが何種類あるかを確認すると、好みの分かれる女性参加者も満足できる。

平日の17:30〜19:00開始は混雑

会社帰りの飲み会で人気の時間帯。18:30〜19:00開始は予約が集中する時間帯で、1ヶ月前から押さえないと第一希望の店が埋まることもある。

逆に17:00開始や20:00以降開始は予約が取りやすい。

当日の動き

30分前到着

幹事は30分前に到着して、席のレイアウト確認、上座を上司向けに調整、人数の最終連絡を店にする。

開始時の挨拶

「乾杯の音頭」を誰が取るか事前に決める。最年長または最上位の人にお願いするのが王道。

中盤の声かけ

開始から1時間経ったら、奥の席まで料理が回っているか確認。飲み放題のラストオーダーは終了20分前なので、その時間に再オーダーを促す。

会計

予約時に事前会計か後会計かを確認。後会計なら、終わる15分前にカード決済で済ませておく。

二次会の調整

「二次会行きたい人〜」を聞くのは終わり際でOK。事前に2〜3軒の候補をリストアップしておくと、その場でスムーズに移動できる。

まとめ：幹事は段取り8割

飲み会幹事は、1ヶ月前から動き始められれば希望の店を取りやすく、当日も落ち着いて回せる。逆に2週間切ってから動き始めると、第一希望の店は取れず、コース内容も妥協することになる。

• 1ヶ月前: 日程候補3つ＋人数把握
• 3週間前: 店予約確定
• 1週間前: 最終人数確認
• 当日: 30分前到着＋会計準備

ホットペッパーとOZmallを使い分けて、シーンに合う店を選べば、参加者の満足度は確実に上がる。

幹事を上手くこなせると、社内での評価も上がる。「あいつに任せれば大丈夫」と思われる人材は、どこの組織でも貴重だ。

関連リンク: 飲み会の話題ルーレット ／ 飲み会で話題がないときの乗り切り方

参考情報

• ホットペッパーグルメ 公式サイト: https://www.hotpepper.jp/
• OZmall 公式サイト: https://www.ozmall.co.jp/

※プラン内容・予約特典・キャンセル料規定は2026年5月時点の各社公式表記より。最新情報は各サイトで要確認。